TITRE DU POSTE :

Adjoint administratif

EMPLOYEUR :

Député Beauport Limoilou

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Le titulaire peut être appelé à voyager à l’occasion

L’adjoint administratif relève du député et fournit un large éventail de services de soutien exécutif et administratif au député ainsi qu’à son personnel. Le titulaire travaille en collaboration avec les autres membres de l’équipe afin d’offrir un excellent service aux électeurs et d’appuyer le travail parlementaire du député. Le titulaire est un stratège opérationnel clé qui fait progresser et facilite la réalisation des principaux objectifs et des priorités du député grâce à des activités de sensibilisation, de communication, de planification d’événements et autres activités stratégiques.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information générale, diriger les interlocuteurs vers d’autres ressources au besoin, transférer les appels au député ou à son personnel et prendre note des messages de façon détaillée.
• Gérer l’agenda du député, examiner ses engagements et en traiter, planifier les réunions et les événements et informer le député de tout changement.
• Tenir l’horaire du député à jour, notamment en planifiant et en coordonnant les réunions, en organisant les déplacements, en prenant des rendez-vous, en planifiant des conférences et en fournissant de l’information précise et appropriée au député sur toutes les questions pertinentes.
• Fournir divers services administratifs ou opérationnels au député et à son personnel afin d’assurer le bon déroulement des activités et d’aider le bureau de circonscription à atteindre ses objectifs et à répondre à ses priorités.
• Participer à l’examen des dépenses pour préparer les budgets; tenir la feuille de calcul des dépenses et des engagements à jour; surveiller les paramètres et les limites du budget; veiller à payer les fournisseurs, à rembourser les dépenses et à rapprocher les comptes; rapprocher les données financières; préparer les rapports financiers; informer le député de toute question litigieuse.
• Examiner toute la correspondance et toutes les notes d’information à l’attention du député pour s’assurer qu’elles sont précises et uniformes et que leur style, leur présentation et leur contenu sont exacts. Apporter les changements nécessaires au besoin.
• Mettre en forme des documents complexes dans les deux langues officielles, notamment des présentations, des rapports, des notes de service, des formulaires et des procès-verbaux devant être distribués à des clients internes et externes.
• Participer à la réalisation de projets spéciaux visant à optimiser les opérations administratives du bureau.
• Assumer toutes autres tâches connexes dans le cadre du poste.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

• Connaissance des méthodes, techniques et pratiques administratives permettant de rendre le fonctionnement du bureau aussi fluide que possible.
• Capacité d’analyse et de résolution de problèmes.
• Capacité de gérer de multiples priorités, de respecter des échéanciers serrés et de travailler de façon autonome pour gérer efficacement des projets multiples et simultanés dans un environnement très stressant.
• Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite.
• Tact, diplomatie, grande discrétion et aptitude pour la création et le maintien de relations de travail avec les clients internes et externes.
• Capacité d’effectuer des recherches et des analyses sur des questions complexes et de résumer l’information dans un court laps de temps.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, d’Excel, de PowerPoint et d’Outlook).
• Intérêt marqué pour la politique canadienne et sensibilisation aux enjeux mondiaux de l’heure.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE

• Expérience de travail dans un bureau, dans un poste d’accueil ou de soutien administratif.
• Des études postsecondaires dans un établissement d’enseignement reconnu OU un agencement acceptable d’études, de formation et d’expérience pertinente.

RÉMUNÉRATION GLOBALE

• Salaire entre 40 000 $ et 60 000 $, selon l’expérience et les compétences
• Possibilité de bonification pouvant atteindre jusqu’à 10 % du salaire annuel
• 4 semaines de vacances (le bureau est également fermé à quelques occasions pendant certaines périodes)
• Régime de soins de santé de la fonction publique