SOMMAIRE

• Sous la supervision de la directrice administrative, le ou la titulaire du poste coordonne les activités scientifiques liées au développement professionnel continu (DPC) de l’ASMIQ, en plus d’assurer certaines tâches administratives.

LISTE DES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Contribuer à la planification et la coordination du congrès et des activités scientifiques de l’Association, du Groupe d’étude en médecine obstétricale du Québec (GÉMOQ) et de la journée interuniversitaire.
• Réaliser les opérations assurant le bon fonctionnement du GÉMOQ.
• Réaliser les opérations assurant le bon fonctionnement de la Fondation.
• Appuyer la directrice administrative dans ses fonctions administratives.

CONGRÈS ET ATELIERS SCIENTIFIQUES :

• Le congrès annuel de l’Association se tient au printemps.

• La Journée interuniversitaire se tient la veille du congrès annuel de l’ASMIQ.

• L’atelier scientifique de l’Association se tient à l’automne.

• Le congrès annuel du GÉMOQ se tient à l’automne, la veille de l’atelier scientifique de l’Association.

TÂCHES RELIÉES AUX PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Organisation et suivi des réunions du comité DPC
  • Préparation de l’ordre du jour et des documents avec la présidence du comité;
  • Rédaction des comptes-rendus;
  • Coordination des suivis.

• Coordination des activités de DPC (congrès, activités scientifiques, webinaires)
  • Production et suivi du budget de l’activité;
  • Coordination des tâches des membres du comité de DPC;
  • Infographie du programme;
  • Coordination des acteurs-clés (conférenciers, participants, fournisseurs) ;
  • Mise en œuvre et suivi de l’activité.

• Amélioration continue des pratiques de DPC
  • Participation aux rencontres et formations de la Direction du développement professionnel continu de la FMSQ.

• Soutien à la préparation de l’agrément
  • Organisation des dossiers tout au long du cycle en vue de l’agrément;
  • Présentation du document de l’agrément;
  • Mise en œuvre des recommandations à la suite de la réception du rapport de l’agrément.

• Production et suivi du budget du comité de DPC de l’ASMIQ et du GÉMOQ.

GÉMOQ (GROUPE D’ÉTUDE EN MÉDECINE OBSTÉTRICALE DU QUÉBEC)

• Envoi des lettres pour les renouvellements des inscriptions annuelles au GÉMOQ (internistes, obstétriciens gynécologues, omnipraticiens, hématologues et autres professionnels de la santé);

• Suivi des inscriptions et mise à jour de la base de données;
• Voir au suivi de la correspondance;
• Coordinnation des activités scientifiques du GÉMOQ.

FONDATION QUÉBÉCOISE POUR LE PROGRÈS DE LA MÉDECINE INTERNE

• Organisation et suivi des réunions du comité:
  • Préparation de l’ordre du jour et des documents avec la présidence du comité;
  • Rédaction des comptes-rendus;
  • Coordination des suivis.
• Envoi des lettres pour demandes de bourses;
• Réception des candidatures;
• Suivi des bourses octroyées.

DIVERS :

• Mise à jour du site Internet de l’Association et du GÉMOQ;
• Maintenir des contacts avec les différents fournisseurs de l’Association (papeterie, fournitures de bureau, lunchs pour réunion, achat d'équipement informatique, etc.) ;
• Répondre au téléphone et filtrer les appels et faire le suivi des différentes demandes ;
• Assister aux différents cours de formation offerts par la FMSQ ;
• Procéder à la réservation de salles lors des réunions des comités ;
• Autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES :

• Diplôme d’études collégiales dans une discipline pertinente aux tâches et responsabilités liées au poste. Toute combinaison de scolarité et d’expérience pertinentes à la fonction sera prise en considération
• Minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste ayant des fonctions similaires.
• Expérience de travail au niveau de l’événementiel (un atout);
• Connaissance et expérience dans le réseau de la santé (un atout)
• Excellente maîtrise du français écrit et habiletés rédactionnelles;
• Très bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365 (XLS, Word, ppt, Outlook, Teams, etc.);
• Maîtrise des outils web de gestion (SurveyMonkey, Zoom, Vimeo, Dropbox, Wufoo, etc.)

APTITUDES :

• Avoir le sens des responsabilités et de la rapidité dans l’exécution des tâches;
• Posséder des habilités supérieures d’organisation;
• Avoir un esprit de collaboration et d’équipe;
• Avoir de l’initiative et de l’autonomie dans l’organisation de son travail;
• Pouvoir gérer plus d’une priorité à la fois;
• Avoir le souci du détail, de la discrétion et professionnalisme;
• Avoir la capacité de travailler sous pression;
• Être disponible et démontrer de la flexibilité.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

• L’horaire de travail est de 4 jours par semaine /28 heures par semaine
• Mode de travail hybride
• Salaire compétitif
• Avantages sociaux :
• 8 jours de congé personnel payés
• Assurances collectives
• Remboursement des frais de cellulaire et d’Internet
• Club social avec les autres associations médicales affiliées à la FMSQ et rabais corporatifs