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Sous la direction du Président, le ou la titulaire de ce poste est responsable d’assurer un rôle de soutien au Président dans les tâches administratives et de coordination de commandite et événementiel corporatif.

Participer à la coordination d’évènement, dîner d’affaire, colloque ou congrès sur demande;

  • Inscrire des employés à des évènements, colloque ou congrès professionnelle en lien avec le développement des affaires;
  • Faire des réservations dans des hôtels et/ou des restaurants;
  • Coordonner, en collaboration avec l’agente au communication et marketing, la tenue d’évènement à l’interne;
  • Participer au programme de gestion des commandites;
  • Commander des repas, des boîtes à lunch, des repas corporatifs;
  • Aller chercher, sur demande, des repas et/ou des objets promotionnels;
  • Entretenir des liens étroits avec l’agente au communication & marketing;
  • Informer proactivement le groupe DDA (ou le président) des événements susceptibles d’intéresser le groupe DDA (vigie) ;
  • Tenir à jour le tableau des événements/activités et assurer la présence des participants (rappels et relances);
  • Coordonner les publications dans des revues professionnelles et/ou des journaux.

Assurer le soutien administratif nécessaire au développement des affaires;

  • Effectuer la révision, le traitement de texte et la mise en page de différents documents liés aux activités du département et assure les suivis appropriés;
  • Assurer le suivi de la production de matériel promotionnel (présentation) lié aux activités de développement des affaires;
  • Fixer les rendez-vous et organiser des événements, en coordonnant au besoin les questions logistiques (ex. : établissement du calendrier, organisation des vidéoconférences-Teams, réservation d’un lieu particulier, traiteur, préparation de l’ordre du jour, distribution et récupération du matériel nécessaire aux réunions);
  • Dresser le procès-verbal des réunions au besoin;
  • Participer, sur demande, à la correction, rédaction, mise en page et assemblage des offres de services;
  • Gérer les renseignements passant par la haute direction, en les traitant soi-même ou en les transmettant à la bonne personne pour que les mesures nécessaires soient prises et qu’un suivi soit assuré.
  • Assurer promptement le suivi des communications écrites et des demandes d’information;
  • Élaborer et rédiger des communications au besoin.
  • Exécuter d’autres tâches administratives, entre autres : mettre à jour des coordonnées de diverses banques de données (CRM à venir), remplir des documents dans le respect des procédures en place.

Votre scolarité et expériences comprennent : 

  • AEC en bureautique ou une expérience pertinente;
  • Expérience de 2 ans avec réalisation à l’appui;
  • Posséder des compétences avec les logiciels de la suite Microsoft Office (niveau intermédiaire);
  • Posséder un français écrit et parlé impeccable;
  • Posséder un anglais écrit et parlé fonctionnel.

 Vos habiletés et aptitudes : 

  • Faire preuve de discrétion absolue pour ce qui est confidentiel ou de nature délicate;
  • Entretenir des relations interpersonnelles étroites et positives avec la haute direction;
  • Être ouvert(e) et adaptable afin de faire face aux changements dans un contexte de croissance;
  • Être orienté vers l’action et les résultats;
  • Être orienté client;
  • Détenir de fortes habiletés de communication, de tact et de diplomatie;
  • Posséder un sens de l’organisation aiguisé;
  • Être capable de travailler sur plusieurs dossiers à la fois;
  • Exceller en gestion des priorités et du stress;
  • Être méthodique, rigoureux et minutieux;
  • Avoir un bon esprit d’équipe et un bon sens de la collaboration.

Informations sur l'employeur

Émilie Parent
Coordonnatrice aux ressources humaines
4505858592
97 rue de la Couronne, Repentigny, Qc J5B 0N3
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