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VOTRE MISSION

Travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant des tâches de secrétariat de nature complexe.

CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES

  • Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectuer des rappels;
  • Transmettre la documentation pertinente;
  • Examiner le courrier, rechercher, recueilleir et agencer les renseignements pertinents, préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi; 
  • Préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée;
  • Recevoir a personne qui se présente à son unité administrative, fournir l’information relevant de sa compétence ou la réfèrer à la personne concernée;
  • Gérer l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille;
  • Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal;
  • Rédiger des notes de service ou des communiqués;
  • Participer à l’élaboration du système de classement;
  • Archiver les documents de son secteur selon la politique en vigueur;
  • Effectuer un suivi budgétaire.

LES AVANTAGES DE VOUS JOINDRE À L’ÉQUIPE

  • 4 Semaines de vacances payées;
  • 18 jours de congés fériés offert, dont 2 semaines pour les vacances de Noël;
  • Meilleur régime de retraite à prestation déterminée;
  • Assurances collectives;
  • Approche humaine et personnalisée
  • Formation et développement des compétences offert;
  • Lieu d'emploi situé au coeur de Sainte-Foy et à proximité de plusieurs services;
  • Horaire de jour (pas de soir ni de fin de semaine).

CONDITIONS D’EMPLOI

  • Salaire compétitif de 20,98 à 24,22$ de l’heure;
  • Poste permanent et à temps plein aux Services éducatifs (645 avenue Wolfe);
  • Entrée en fonction en juillet 2021

CE DONT VOUS AVEZ BESOIN

  • Être titulaire d’un diplôme d'études professionnelles en secrétariat
  • Ou être titulaire d'un diplôme de 5e année du secondaire
  • Ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

  • Posséder d’excellentes méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat;
  • Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite de même que du logiciel de traitement de textes Word et du chiffrier électronique Excel;
  • Avoir une excellente maitrise de l’agenda Outlook;
  • Avoir des connaissances pratiques ou des aptitudes ainsi que de l’intérêt et de la curiosité pour tout autre logiciel de bureautique ou de gestion, tels Powerpoint, Paie, Dofin, Achat Windows;
  • Avoir de bonnes aptitudes sur le plan des relations humaines;
  • Être capable de gérer la pression d’échéanciers et les demandes multiples simultanées;
  • Faire preuve d’une très bonne capacité d’organisation et d’adaptation de même qu’un sens élevé de la discrétion;
  • Avoir une certaine flexibilité au niveau de l’horaire de travail puisque certaines tâches peuvent nécessiter, occasionnellement, du travail en dehors de l’horaire régulier.

Vous devrez avoir réussi les tests suivants : français niveau 2, Word niveau 2, Excel niveau 2, de même qu’un test spécifique (comptabilité). Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

 

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