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DESCRIPTION GÉNÉRALE

Sous la supervision de la directrice générale, le ou la conseillère aux événements développe, élabore et assure le déploiement de toutes les étapes en lien avec les différents événements de l’Institut, jusqu’à leur mise en œuvre. Il/elle accompagne les membres des cabinets de campagnes et assure la coordination complète des événements de l’Institut, en plus d’appuyer les bénévoles qui organisent des événements tiers au bénéfice de celui-ci. Doté(e) d’une grande autonomie et capacité d’adaptation, cette personne joue un rôle important au sein d’une équipe qui évolue dans une approche d’étroite collaboration et dévouée à la mission de l’Institut, qui est de soutenir financièrement l’excellence en recherche en lien avec l’axe Cancer du Centre de recherche du Centre hospitalier de l’Université de Montréal (CRCHUM).

*À noter que le mandat s’effectue actuellement en télétravail.

PRINCIPALES TÂCHES

Base de données

  • Coordonner la facturation et le paiement de dons et de commandites et en assurer le suivi auprès de l’adjointe administrative.
  • Analyser et suivre l’évolution des rapports d’activités à partir de la base de données Donor Perfect.

Support événementiel

  • Développer, élaborer et déployer toutes les étapes en lien avec les différents événements de l’Institut, jusqu’à leur mise en œuvre. 
  • Concevoir et suivre les budgets et les échéanciers pour chaque événement. 
  • Accompagner et guider les membres des différents cabinets de campagne liés à ces événements. 
  • Coordonner l’ensemble des échanges avec les différents bénévoles, partenaires internes et fournisseurs du volet événementiel de l’Institut, dans le respect des budgets établis.
  • Travailler en collaboration avec la conseillère aux communications pour la mise sur pied et le déploiement des outils de communication liés à la promotion des différents événements dans le respect de l'échéancier.
  • Soutenir et accompagner les bénévoles dans l’organisation d’événements ou d’événements tiers.
  • Avec l’appui de l’adjointe administrative, mettre à jour l’ensemble des tableaux financiers et des rapports de vente, de billetterie et de dons pour les événements.
  • Suivi et analyse des rapports cumulatifs et comparatifs des différentes éditions.
  • Avec l’aide de l’adjointe administrative, coordonner l’envoi des billets par courrier. 
  • Voir à la réception et à l’inventaire des lots d’encan.
  • Coordonne et conseille les organisateurs d’événements tiers de collectes de fonds dans le respect des normes établies par l’Institut.

EXIGENCES DE L'EMPLOI

  • Formation universitaire en marketing, en gestion ou toute expérience équivalente en gestion d'événements.
  • Minimum de 3 années d’expérience dans des fonctions reliées à la gestion de projets et d’événements, notamment au sein d’une équipe multifonctionnelle.
  • Maîtrise du français (parlé et écrit) – Anglais fonctionnel.
  • Aisance avec les logiciels informatiques et les outils numériques.
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint).
  • Capacité à respecter les échéances et à s’adapter aux changements de priorités.
  • Professionnalisme, souci du détail et structure au travail.
  • Grande aisance dans les relations interpersonnelles et l’accompagnement de bénévoles.
  • Discrétion et confidentialité des dossiers.
  • Autonomie et responsabilisation dans les divers dossiers.
  • Disponibilité de façon occasionnelle, les soirs et fins de semaine, lors d’événements.

CONDITIONS ET AVANTAGES

  • Poste permanent à temps plein (35 heures/semaine).
  • Rémunération concurrentielle et avantages sociaux complets (fonds de pension, assurance médicaments, assurance salaire, congés de maladie, etc).
  • Échelle de salaire : À évaluer selon les critères basés sur l’expérience.

POUR POSTULER

Si vous croyez être le candidat idéal pour ce poste, faites parvenir votre candidature d’ici le 12 juillet par le biais du formulaire ci-dessous.

Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les candidats retenus.

*L’usage du masculin dans ce texte a pour seul but d’en alléger le contenu. 

Date d’entrée en poste : Dès que possible.

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