Relevant de la direction générale, le titulaire du poste soutient la Direction générale, les administrateurs et les membres des comités. Il effectue diverses fonctions administratives et de secrétariat telles que : création, révision, traduction, mise en page, relecture, assurance de qualité des documents produits pour l’Association, en accord avec les procédures et les standards en vigueur. Il planifie les réunions, en coordonne tous les aspects administratifs et logistiques et y assiste pour la prise de notes. De plus, il collabore et participe à la planification des réunions, à la gestion de la documentation et à toutes communications, tant à l’interne qu’à l’externe. Il participe et collabore aux événements destinés aux membres et assure le service quotidien à ces derniers. Aussi, il participe au développement et au suivi des tâches/activités et mène à bien des projets spécifiques à la demande de la Direction générale.

Soutenir la Direction générale, les administrateurs et les membres des comités. (40 %)

• Fournir le support requis pour assurer la bonne marche de l’Association.
• Créer, réviser, traduire, faire la mise en page, relire et assurer la qualité de la correspondance courante et les divers documents tels que lettres, les correspondances, contrats, rapports, comptes rendus, présentations, ententes, contrats, etc.
• Collaborer avec la Direction générale et les membres de comités afin d’assurer l’avancement des travaux.
• Préparer et orchestrer le calendrier des réunions du conseil et des comités et le transmettre aux administrateurs et aux membres concernés.
• Préparer l’avis de convocation, l’ordre du jour, les documents, assister, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les Affaires découlant et les Échos du Conseil pour chacun des Conseils d’administration et de l’Assemblée générale Annuelle.
• Préparer tous les documents de présentation et le matériel nécessaire à la tenue des réunions et les transmettre aux administrateurs et aux membres, dans les délais prescrits.
• Faire approuver les procès-verbaux et les faire signer par la présidence et la Direction générale pour les Conseils d’administration et par la présidence et la trésorerie pour l’Assemblée générale annuelle.
• Mettre à jour le registre des procès-verbaux et le registre des procédures du CA.
• Tenir à jour les informations et les coordonnées des divers membres des comités.
• Soutenir la Direction générale, les administrateurs et les membres de comité tout en faisant preuve de rigueur et de discrétion.
• Participer à la conception des communications bilingues, en collaboration avec les traducteurs externes, avec un grand souci de qualité.
• Prendre en charge certaines correspondances, tant confidentielles que non confidentielles, et en assurer le traitement selon la sensibilité et la priorité appropriée.
• Prendre en charge la création du Rapport d’activités annuel et le Cahier de cotisation annuel.
• Fournir tout support requis, lorsque nécessaire.

Actualiser et réviser les documents AMVQ produits, en accord avec les procédures et les standards en vigueur. (30 %)

• Actualiser et réviser toutes les communications étant destinées aux membres et tous les documents crées par l’équipe administrative; documents économiques, Sondage VET, etc.

Planifier des réunions et en coordonner tous les aspects administratifs et logistiques. (10 %)

• Planifier les réunions annuelles, réserver les salles et réserver un service de traiteur au besoin.
• Effectuer la gestion et le classement de toutes les ententes inter-associations, des licences informatiques et des dossiers contractuels.
• Rédiger les procédures administratives et mettre à jour les outils de travail et les politiques.

Accomplir toutes autres tâches connexes. (10 %)

• Agir à titre d’assistant de projet en distribuant des tâches, en effectuant le suivi régulier sur les tâches déterminantes pour sa réalisation (échéancier, suivi de la communication lors de changements imprévus, etc.) jusqu’à l’obtention des résultats.
• Mobiliser les équipes vers les objectifs et les résultats souhaités par un suivi rigoureux.
• Identifier et mettre en application des stratégies pour supporter les opérations.
• Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par la Direction générale.

Collaborer et participer aux événements destinés aux membres dont le congrès annuel. (5 %)

Assurer le service aux membres. (5 %)

• Gérer les appels des membres.
• Gérer les commandes de dépliants et d’autres documents.
• Gérer les divers prix. Mise à jour du fichier des prix.

EXIGENCES

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat et bureautique ou autre formation jugée pertinente.
• Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente, dont trois (3) années en collaboration avec des administrateurs, spécifiquement pour la planification et la rédaction de procès-verbaux.
• Expérience dans le secteur des services et dans un OSBL (un fort atout).
• Expérience au sein de la profession vétérinaire (un atout).
• Excellente maîtrise de la langue française (oral et écrit).
• Bonne maîtrise de la langue anglaise (oral et écrit).
• Excellentes aptitudes en rédaction et en révision du français.
• Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft (surtout Word et PowerPoint).
• Connaissance de la Suite Microsoft 365.
• Expérience de création de sondages et de rapports d’analyse dans Survey Monkey.
• Détenir un permis de conduire du Québec valide et être disponible pour voyager occasionnellement.
• Être disponible les soirs et les fins de semaine : quatre (4) ou cinq (5) Conseils d’administration, une (1) Assemblée générale annuelle, quatre (4) jours de Congrès annuel, lors de réunions de comités.

APTITUDES ET CAPACITÉS

• Rigueur, professionnalisme et autonomie.
• Habiletés politiques et forte éthique de travail.
• Grande capacité d’organisation, de priorisation et de gestion des échéanciers.
• Excellentes habiletés interpersonnelles, capacité à travailler en équipe avec différents types de personnalité.
• Grande capacité à s’adapter aux changements et être capable de réagir rapidement aux demandes urgentes.
• Polyvalence et excellence en service à la clientèle.
• Esprit créatif et sens de l’initiative.
• Discrétion et sens de la confidentialité.