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Une des missions principales de La Fondation de l’Université Laval est le maintien et le développement de la relation avec les diplômés de l’Université Laval. L’organisation d’événements est un élément clé pour mener à bien cette mission et nous rapprocher des titulaires de diplômes.

Dans cette perspective, La Fondation de l’Université Laval est présentement à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice aux événements pour appuyer le directeur adjoint responsable de l’expérience diplômés dans la réalisation des événements de son secteur.

À titre d’experte, cette personne proposera des activités spécialement conçues pour les diplômés, coordonnera la réalisation complète de celles-ci et supervisera les ressources internes et externes mises à sa disposition.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE SERA APPELÉE À :

  • Concevoir, planifier et gérer l’organisation et la tenue d’événements sous différentes formules (présentiel, hybride ou à distance), et assurer l’atteinte des objectifs et la satisfaction globale des parties prenantes;
  • Rédiger des outils de communication dans le cadre de son travail, par exemple :
    • Conception publicitaire, notes d’allocutions, invitations officielles, etc.;
  • Apporter de nouvelles idées pour l’amélioration ou la création de nouveaux événements;
  • Établir des cahiers des charges, des échéanciers et des plans de travail détaillés;
  • Coordonner tous les volets de la conception, la production et la diffusion du matériel de communication en lien avec les dossiers confiés :
    • Travailler en étroite collaboration avec les collègues du département (rédaction, graphisme, plateformes numériques, etc.);
  • Établir et assurer le suivi budgétaire de chaque événement :
    • Soumettre des demandes d’estimation, évaluer les devis reçus et émettre les recommandations en vue d’opter pour les meilleures solutions;
  • Assurer une communication constante avec les responsables des unités impliquées à l’Université Laval;
  • Rechercher, sélectionner et coordonner les services de fournisseurs externes impliqués dans la réalisation des événements;
  • Maintenir des liens collaboratifs avec les fournisseurs, les partenaires, les intervenants de l’Université Laval et les bénévoles;
  • Assurer une présence et une gestion logistique au moment des événements;
  • Assurer la production de documents de présentation, rapports ou bilans;
  • Élaborer et analyser des sondages de satisfaction;
  • Gérer l’inventaire et la production des objets promotionnels de La Fondation de l’Université Laval.

PROFIL RECHERCHÉ :

  • Diplôme universitaire dans une discipline appropriée;
  • Expérience de 3 à 5 ans en communication et/ou en organisation d’événements;
  • Parfait sens de l’organisation et de la gestion des priorités;
  • Facilité relationnelle;
  • Capacité de travailler sur plusieurs projets simultanément avec rigueur et respect des échéanciers;
  • Avoir un esprit de synthèse et un œil minutieux;
  • Solides aptitudes pour le travail d’équipe;
  • Être créatif, convaincant et débrouillard;
  • Adaptabilité, flexibilité et polyvalence;
  • Maîtrise du français et bonnes capacités rédactionnelles;
  • Aisance à trouver des solutions rapides et constructives;
  • Bonne connaissance des tendances en événementiel;
  • Expérience en supervision fonctionnelle sera considérée comme un atout.

Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire aura à travailler en dehors des heures normales de bureau.

À PROPOS DE LA FONDATION

Soutenir l’Université Laval et ses facultés dans leur développement et dans la réalisation de projets porteurs pour la société, en renforçant la relation avec ses étudiantes et étudiants, ses diplômées et diplômés, pendant et bien au-delà de leur passage à l’Université, ainsi qu’en mobilisant des donatrices et donateurs engagés.

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