RELÈVE DU :

Vice-président, Ventes et marketing

DESCRIPTION DE POSTE

Agir à titre de premier point de contact pour les clients et coordonner tous les efforts de ventes en collaboration avec notre personnel de vente interne et externe.

FORMATION / CONNAISSANCES / EXPÉRIENCE REQUISES

• D.E.C. ou baccalauréat en administration des affaires ou l’équivalent
• Au moins 3 ans d’expérience au sein d’un poste de coordination des ventes dans une entreprise de fabrication
• Maîtrise de MS Outlook, Word, Excel et PowerPoint et Adobe Acrobat
• Connaissance des logiciels d’affaires et des services infonuagiques
• Expérience d’utilisation du logiciel de gestion des relations clients Salesforce.com
• Expérience d’utilisation d’un système ERP, Profit Key, un atout important

RESPONSABILITÉS

Demande des clients

• Agir à titre de premier point de contact pour les clients qui cherchent de nouveaux équipements et des remises à neuf ou remises à niveau de leur équipement actuel
• Trier et distribuer aux membres du personnel de vente toutes les demandes entrantes des clients (appels, courrier, courriels, télécopies, clavardage/communications Web directes)

Personnel de vente (agents de vente directe et représentants indépendants)

• Tenir à jour des listes de renseignements sur les ventes (coordonnées, territoires, taux de commission, etc.)
• Aider le personnel de vente en coordonnant les pistes sur les acheteurs potentiels, l’information sur les clients ou les projets, les outils et modèles, les listes de référence et les autres documents et renseignements de soutien, au besoin
• Coordonner les dispositions de voyage pour les agents de vente directe (au besoin)
• Aider le vice-président des ventes et du marketing à automatiser le processus de reddition de comptes sur les ventes et à s’assurer que les rapports du personnel de vente sont complets et remis à temps

Traitement des commandes, révision des bons de commande et documents d’expédition

• Vérifier toutes les commandes d’équipement et tous les prix
• Agir à titre de responsable du suivi et de l’obtention des détails des commandes et des documents connexes
• Remplir les formulaires de commande dans le système actuel ou le nouveau système en cours de développement
• S’assurer que tous les renseignements sur les formulaires de commande sont exacts et complets
• S’assurer que les formulaires de commande sont autorisés par le service des ventes dans les 3 jours suivant l’accord de commande du client et que le superviseur est informé de tout empêchement grave qui pourrait retarder cette échéance de 3 jours
• Coordonner les autorisations de commandes auprès de tous les services pertinents de l’entreprise
• Distribuer les commandes finales à tous les services pertinents de l’entreprise
• Entrer les commandes dans Profit Key et Salesforce.com
• Coordonner toutes les modifications de commandes avec les services de l’ingénierie, de la production et des ventes et consigner, distribuer et facturer toutes les modifications de commandes

Ententes spéciales

• Maintenir les ententes avec les clients clés, notamment de nouvelles ententes de commerce électronique, p. ex. les achats électroniques et les factures électroniques
• Coordonner, de concert avec le directeur des ventes, la production et le maintien des ententes avec les agences commerciales et les autres ententes liées au service des ventes

Bases de données

• Maintenir les bases de données et mettre à jour tous les renseignements liés aux clients éventuels, aux devis, aux commandes, aux clients et toute autre information si nécessaire
• S’assurer que le logiciel de gestion des relations clients est à jour et que les renseignements qu’il contient sont exacts

Rapports et présentations

• Produire des rapports au besoin, notamment des rapports et des graphiques de ventes mensuels, des rapports de modifications de commande, des rapports sur les devis et des rapports sur les commissions (lorsque nécessaire)
• Réviser et traiter les rapports de dépenses mensuels provenant des agents de vente directe
• Produire des présentations PowerPoint destinées au personnel des ventes et à d’autres fins liées aux ventes
• Contribuer à la préparation des présentations PowerPoint pour les rencontres générales de l’entreprise

Travail général de secrétariat

• Coordonner les visites des clients et du personnel de vente lorsque nécessaire
• Tenir à jour les archives (électroniques et matérielles) du service des ventes
• Exécuter des tâches diverses liées aux ventes et au marketing
• Faire du travail général de classement pour le service des ventes (commandes, devis, etc.) ainsi que pour le vice-président des ventes et le président
• Rédiger de la correspondance, organiser des réunions, réserver des salles de conférence, organiser les aspects logistiques de l’hébergement pour les visites des clients, préparer les voyages d’affaires, rédiger et distribuer à l’occasion les procès-verbaux des réunions et, de temps à autre, remplacer la réceptionniste

Merci de transmettre votre CV via ce site. 

REMARQUE : La direction se réserve le droit de modifier les descriptions de postes en fonction des changements des tâches et des responsabilités d’un poste, quel qu’il soit.

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REPORTS TO

VP, Sales & Marketing

JOB DESCRIPTION

Act as first contact for customers and coordinate all sales efforts with our internal and external sales force.

EDUCATION / KNOWLEDGE / EXPERIENCE REQUIRED

• D.E.C. or Bachelor’s degree in Business Administration or equivalent
• Minimum 3-years relevant experience in a sales coordination position in a manufacturing company environment
• Proficient with MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint and Adobe Acrobat
• Knowledge of business software and cloud-based services
• Experience with CRM software (Salesforce.com) a strong asset
• Experience with ERP systems (Profit Key) a strong asset

RESPONSIBILITIES

Customer Requests

• Act as first contact for customers looking for new equipment and retrofits
• Sort and distribute to sales force all incoming customer requests (calls, mail, e-mails, faxes, chat/web-direct)

Sales Force (direct sales force and independent representatives)

• Maintain lists of sales force information (coordinates, territories, commission rates, etc)
• Assist sales force by coordinating sales leads, customer or project information, tools and templates, reference lists and other support documentation and information as needed
• Coordinate travel arrangements for direct sales force (when needed)
• Assist the VP of Sales and Marketing in automating the sales reporting process and ensure that sales force reporting is on time and complete

Order Processing, Purchase Order Revisions and Shipping Documents

• Verification of all equipment orders and pricing
• Responsible for following up and obtaining missing order details and relevant documentation
• Responsible for completing order forms in existing or new automated system currently in development
• Responsible for ensuring completeness and accuracy of all information on order forms
• Responsible for ensuring that order forms are signed off in sales department within 3 days of receiving go-ahead to proceed from customer and for informing supervisor of any major complications that may delay this 3 day deadline
• Responsible for coordinating the order approvals with all relevant departments
• Responsible for distributing final orders to all relevant departments
• Responsible for order entry into Profit Key and Salesforce.com
• Responsible for coordinating all order revisions with engineering, production and sales, and for recording, distributing and invoicing all order revisions

Special Agreements

• Responsible for maintaining agreements with key customers including new e-commerce agreements, i.e. e-purchase and e-invoice
• Coordinate with Sales Manager to produce and maintain sales agency agreements and other sales department related

Databases

• Maintain databases and update all information pertaining to prospects, quotations, orders, customer information, and any other information as needed
• Ensure that the CRM software is up-to-date and contains accurate information

Reports and Presentations

• Produce reports as needed, including monthly sales reports and graphs, order revision reports, quotation reports, and commission reports (if needed)
• Review and process the monthly expense reports from the direct sales force
• Produce PowerPoint presentations for sales personnel and other sales related purposes, upon request
• Assist with the preparation of the PowerPoint presentations for the company’s general meetings

General Secretarial

• Coordinate customer and sales force visits when needed
• Maintain the sales department archives (electronic and physical)
• Miscellaneous other sales and marketing related activities
• General filing for Sales Department (orders, quotes, etc.) and for VP Sales and President
• Typing correspondence, organizing meetings, conference room scheduling, organizing hotel logistics and hospitality for customer visits, preparing business trips, occasional writing and distribution of meeting minutes and occasionally substituting for receptionist

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NOTE: Management reserves the right to change the job descriptions in accordance with changes of duties and
responsibilities in any position.