Agent, agente – édimestre et soutien aux communications et marketing

Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés

Poste régulier, temps plein.

MILIEU DE VIE

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés a pour mission de mobiliser et de solliciter les diverses communautés proches de HEC Montréal, que ce soient les étudiants, les diplômés, le personnel, les amis, les organisations et les entreprises de manière à permettre à l’École de répondre à ses besoins et ses priorités.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

L’agent ou l’agente – édimestre et soutien aux communications et marketing offre un soutien opérationnel aux activités de son secteur de travail. La personne titulaire de cet emploi contribue à la mission de la Direction en participant activement au déploiement des actions de l’équipe communications numériques et marketing et participe à l’organisation logistique et matérielle de l’ensemble des activités de la Direction. 

Édimestre (60%)

En collaboration avec son supérieur immédiat, participe au déploiement des actions en communication suivantes :

• Intègre et met à jour le volet numérique Web :
• Collabore à la mise à jour de différentes informations et publications sur le site web de la Direction pour les campagnes et projets en communication;
• Recueille des informations, adapte et traite des images/photos et prépare le format des divers contenus et publications pour diffusion sur les médias sociaux;
• Soutient l’équipe des communications dans la recherche, la création et la révision de contenu pour la Direction;
• Planifie et réalise plusieurs étapes de mise en ligne de nouveaux contenus web en collaboration avec l’équipe; Participe au contrôle de la qualité des textes d’information, des communiqués, de textes mis en ligne et, dans ce dernier cas, s’assure du fonctionnement des hyperliens, de la convivialité de la navigation, du respect des normes et des meilleures pratiques web et celles de HEC Montréal; Crée des albums et des banques photos.

Assure un soutien aux communications (40%)

• Prépare et met en forme des présentations PowerPoint marketing et communication (document de sollicitation, plan stratégique, post mortem, etc.).
• Produit et intègre des courriels.
• Complète des formulaires de demandes (brief) faites auprès d’autres services de HEC Montréal comme le Studio design graphique et en assure le suivi.
• Aide pour la mise en ligne dans les médias sociaux.
• S’assure d’archiver les documents de l’équipe des communications suivant le système en place, propose et met en place des méthodes en vue de l’améliorer.
• Relecture, conception et rédaction des communications :
  • Soutient sa direction pour la relecture et la rédaction des communications (infolettre, marketing direct, médias sociaux, contenus, rapports, etc.);
  • Prépare le format des envois courriel;
  • Effectue la correction et traduction de textes.
• Assure un suivi des échéanciers.
• Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements nécessaires à divers projets; communique avec les personnes-ressources appropriées pour obtenir et valider les informations.
• Soutient la mise en place d’indicateurs de performance et de processus pour les activités marketing et de communication.
• Participe aux activités et à l'organisation logistique et matérielle de la Direction lors d’événements
• Compile et transmet, à l’équipe administrative, les coordonnées recueillies auprès des diplômés et des organisations et toute autre information devant être intégrée dans la base de données Raiser’s Edge.
• Envoie des documents par courriels ou par télécopie, effectue les photocopies de son secteur.
• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme d’études professionnelles dans une discipline jugée pertinente
• Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
• Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Très bonne connaissance du langage HTML, (RYTHMICS un atout) du web (CMS et réseaux/médias sociaux les plus courants : Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram)
• Très bonne connaissance des outils d’envois de courriels de masse (ex. : Mailchimp) et des pratiques spécifiques à ces médias
• Maitrise de logiciels et formation en graphisme in design, Photoshop (un atout)
• Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
• Excel (fonctions intermédiaires-avancées)
• Bonne connaissance des bases de données et des opérateurs logiques
• Connaissance du fonctionnement d’un système de gestion des événements
• Fortes habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
• Capacité de rédaction dans les deux langues dans un environnement communicationnel multiplateforme incluant en rédaction web
• Aptitudes à travailler pour plusieurs personnes à la fois et en équipe
• Aptitudes à travailler avec le public
• Habileté à travailler sur plusieurs dossiers à la fois
• Autonomie dans le travail et capacité de travailler à l’intérieur de délais restreints, débrouillardise
• Sens de la planification et de l’organisation
• Esprit méthodique, rigueur, minutie, précision et souci du détail
• Esprit de synthèse et capacité d’analyse
• Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
• Disponible pour travailler à l’extérieur de l’horaire régulier
• Connaissance du milieu universitaire (atout)
• Connaissance ou expérience en organisation d’événements (atout)

AVANTAGES

• Échelle salariale jusqu'à 55 077 $, selon les années d'expérience pertinente
• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 15 jours fériés
• Horaire compressé et réduit durant la période estivale
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées