Ivanhoé Cambridge s’associe dans le monde entier à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l’industriel/logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s’élevaient à près de 64 G$ CA au 31 décembre 2019. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.

Service : Marketing, Centres commerciaux

Type de poste : Contrat de 12 mois

La personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et technique à la directrice principale du marketing, centres commerciaux, et aux quatre directeurs et directrices relevant de cette dernière, en plus d’offrir un soutien général à toute l’équipe du marketing, centres commerciaux. La personne recherchée fait preuve d’une grande agilité et d’aisance dans un milieu dynamique où l’innovation constante est la norme.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Responsabilités administratives

• Assurer la gestion complète de l’agenda, des rendez-vous, des réunions, des déplacements, des rapports de dépenses, des appels et courriels, etc. de la directrice principale;
• Assurer la gestion complète des déplacements, des rapports de dépenses et des réunions importantes des quatre directeurs;
• Assurer le suivi des questions administratives au nom de la directrice principale et des directeurs de l’équipe;
• Classer les dossiers, faire des photocopies et accomplir toute autre tâche administrative, au besoin;
• Superviser la gestion des documents clés sur Teams et SharePoint;
• S’assurer que l’équipe accomplit les tâches d’approvisionnement dans le respect des normes, en fournissant et en consignant les pièces justificatives requises.

Responsabilités financières et comptables

• Traiter les rapports de dépenses et encoder les factures en vue de leur paiement pour les deux comptes de société et plus de vingt comptes immobiliers;
• Préparer la conciliation mensuelle du budget et des dépenses pour les deux comptes de société et plus de vingt comptes immobiliers;
• Signaler les anomalies d’encodage budgétaire et les zones de dépenses excédentaires pour tous les comptes du marketing et les grands livres auxiliaires;
• Soutenir la préparation du budget annuel d’administration;
• Soutenir la préparation des régularisations à apporter aux comptes de société et aux comptes immobiliers en fin d’exercice;
• Veiller au respect des procédures de facturation et au paiement des factures par les nombreux partenaires externes.

Coordination de l’équipe

• Superviser la préparation et les mises à jour des rapports d’étape de l’équipe;
• Superviser les tâches administratives relatives à l’embauche et à l’intégration des recrues dans l’équipe;
• Coordonner les conférences, événements, activités et réunions d’équipe;
• Assurer la logistique des réunions (invitations, réservation des salles, personnes invitées, nourriture, documentation, accueil, etc.);
• Rédiger la correspondance générale, les rapports, les notes de service et les documents de présentation.

• Diplôme collégial (DEC) ou universitaire en marketing, ou l’équivalent;
• Deux à cinq ans d’expérience pertinente en marketing, en administration et en soutien administratif;
• Connaissances et curiosité en matière de marketing et technologies numériques;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint);
• Capacité à rédiger des documents en anglais et en français;
• Capacité à travailler en équipe;
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les échéanciers serrés;
• Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et communicationnelles;
• Sens de l’initiative, capacité à établir des priorités et souci du détail;
• Motivation et souplesse;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

* L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin d’alléger la lecture du texte et n'a aucune intention discriminatoire.